Stundensatz als Freelancer: Verlangen Sie genug oder arbeiten Sie bereits umsonst?

Die eine Frage, die jeden Freelancer – vom Einsteiger bis zum erfahrenen Profi – immer wieder beschäftigt: Was ist mein Stundensatz wert? Setzen Sie ihn zu niedrig an, verschenken Sie wertvolle Einnahmen und riskieren die finanzielle Schieflage. Fordern Sie zu viel, schrecken Sie potenzielle Auftraggeber ab. Diese Unsicherheit führt oft dazu, dass viele Freiberufler deutlich unter Wert arbeiten.

Dieser Artikel ist Ihr Kompass im Preisdschungel. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die realistische Kalkulation Ihres persönlichen Stundensatzes als Freelancer. Sie lernen, welche Kosten Sie berücksichtigen müssen, wie Sie Ihren Marktwert einschätzen und wie Sie Ihr Honorar selbstbewusst gegenüber dem Kunden vertreten. Vergessen Sie das Raten – schaffen Sie Fakten.

 

Der größte Denkfehler: Warum Ihr Stundensatz nicht mit einem Angestelltengehalt vergleichbar ist

Einer der häufigsten und gefährlichsten Irrtümer bei der Festlegung des Stundensatzes ist der direkte Vergleich mit dem Gehalt eines Angestellten. Ein Stundensatz von 80 Euro klingt vielleicht hoch, aber er ist keinesfalls mit einem Stundenlohn von 80 Euro in einer Festanstellung gleichzusetzen. Als Freelancer sind Sie Ihr eigener Arbeitgeber und tragen alle Kosten und Risiken allein.

Aus meiner Sicht ist das der entscheidende Hebel für ein profitables Freelancer-Business: zu verstehen, dass Ihr Stundensatz ein unternehmerischer Preis ist, kein Lohn. Wer sein altes Angestelltengehalt als Basis für die Kalkulation nimmt, steuert geradewegs in die Selbstausbeutung. Sie müssen nicht nur Ihre Arbeitszeit, sondern das gesamte unternehmerische Risiko abdecken.

Stellen Sie sich Ihren Umsatz wie einen Eisberg vor. Der Kunde sieht nur die Spitze: den Netto-Stundensatz, den Sie auf die Rechnung schreiben. Unter der Wasseroberfläche verbirgt sich jedoch der weitaus größere Teil – die Kosten, die Sie als Selbstständiger selbst tragen müssen. Dazu gehören unter anderem:

• Sozialversicherungen: Sie zahlen den vollen Beitrag zur Krankenversicherung und Rentenversicherung selbst (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil).
• Steuern: Sie müssen Rücklagen für Einkommensteuer, Umsatzsteuer und eventuell Gewerbesteuer bilden.
• Betriebskosten: Ausgaben für Software, Hardware, Büro, Telefon, Internet und Ihr Geschäftskonto.
• Unbezahlte Zeiten: Es gibt keine Lohnfortzahlung bei Krankheit oder an Feiertagen und keinen bezahlten Urlaub.
• Administrative Aufgaben: Zeit für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Marketing und Projektakquise ist notwendig, aber meist nicht direkt abrechenbar.

 

Stundensatz berechnen: Ihre 4-Schritte-Formel zum fairen Honorar

Vergessen Sie Schätzungen und vage Branchenvergleiche. Ein solider Stundensatz basiert auf einer ehrlichen und vollständigen Kalkulation Ihrer individuellen Situation. Mit der folgenden Bottom-up-Methode ermitteln Sie den Preis, den Sie verlangen müssen, um nicht nur zu überleben, sondern profitabel zu wirtschaften. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Berechnung sorgfältig durchzuführen – sie ist das Fundament Ihrer Selbstständigkeit.

 

Schritt 1: Alle Kosten erfassen (privat & geschäftlich)

Zuerst benötigen Sie Klarheit über Ihre gesamten Jahreskosten. Diese setzen sich aus Ihren privaten Lebenshaltungskosten und Ihren geschäftlichen Betriebskosten zusammen. Seien Sie hier gnadenlos ehrlich und vollständig.

• Private Lebenshaltungskosten: Was benötigen Sie pro Monat zum Leben? Dazu gehören Miete, Nebenkosten, Lebensmittel, private Versicherungen, Mobilität, Freizeit und private Sparraten. Die Konsumausgaben privater Haushalte in Deutschland, die vom Statistischen Bundesamt erfasst werden, bieten hier einen guten Richtwert.
• Geschäftliche Betriebskosten: Addieren Sie alle Kosten, die für Ihr Business anfallen. Das umfasst Software-Lizenzen, Hardware, Büromiete, Marketingausgaben, Kosten für Ihr Geschäftskonto, Weiterbildungen, Steuerberatung und natürlich Ihre kompletten Sozialversicherungsbeiträge (Kranken- und Rentenversicherung).

Summieren Sie all diese Posten, um Ihre jährlichen Gesamtkosten zu ermitteln. Dieser Betrag ist die Summe, die Sie mindestens als Umsatz erzielen müssen, um auf Null herauszukommen. Eine saubere Übersicht ist essenziell für gesunde Finanzen für Agenturen und Freelancer.

 

Schritt 2: Die produktiven Stunden realistisch planen

Ein Jahr hat rund 253 Arbeitstage, aber Sie werden nicht an jedem einzelnen Tag bezahlte Arbeit leisten. In der Praxis hat sich immer wieder gezeigt, dass gerade Einsteiger den Anteil unproduktiver, aber notwendiger Arbeitszeit massiv unterschätzen. Seien Sie bei der Planung Ihrer abrechenbaren Stunden konservativ.

Ziehen Sie von den gesamten Arbeitstagen pro Jahr folgende Posten ab:

• Urlaubstage (z.B. 25-30 Tage)
• Gesetzliche Feiertage (ca. 10-13 Tage je nach Bundesland)
• Tage für Krankheit (planen Sie realistisch, z.B. 10 Tage)
• Zeit für Weiterbildung (z.B. 5-10 Tage)
• Zeit für administrative Aufgaben, Buchhaltung und Akquise (sehr wichtig, z.B. 20-40 % Ihrer Arbeitszeit)

Wenn Sie von 220 potenziellen Arbeitstagen beispielsweise 30 Tage Urlaub, 10 Krankheitstage und 40 Tage für Administration und Akquise abziehen, bleiben Ihnen nur noch 140 wirklich fakturierbare Tage pro Jahr. Multiplizieren Sie diese mit Ihren täglichen Arbeitsstunden (z.B. 8), um Ihre jährlichen produktiven Stunden zu erhalten.

 

Schritt 3: Den kostendeckenden Mindest-Stundensatz ermitteln

Jetzt kommt die einfache Mathematik. Teilen Sie Ihre gesamten Jahreskosten (aus Schritt 1) durch Ihre produktiven Jahresstunden (aus Schritt 2). Das Ergebnis ist Ihr kostendeckender Mindest-Stundensatz.

Beispiel: 70.000 € Jahreskosten / 1.120 produktive Stunden = 62,50 €

Dieser Betrag ist die absolute Untergrenze. Wenn Sie weniger verlangen, zahlen Sie drauf. Mit diesem Stundensatz decken Sie lediglich Ihre Kosten, haben aber noch keinen Cent Gewinn gemacht und keine Steuern bezahlt.

 

Schritt 4: Gewinn, Steuern und Marktwert einpreisen

Mit dem Mindest-Stundensatz sind Sie nun vor Verlusten sicher, aber profitabel ist Ihr Geschäft noch lange nicht. Im letzten Schritt verwandeln Sie Ihre Kostendeckung in ein echtes unternehmerisches Honorar. Dafür müssen Sie an drei entscheidende Aufschläge denken: Gewinn, Steuern und Ihren Marktwert.

Ich empfehle an dieser Stelle meistens, einen Gewinnaufschlag von mindestens 20-30 % auf den kostendeckenden Stundensatz aufzuschlagen. Dieser Aufschlag ist kein Luxus, sondern die Belohnung für Ihr unternehmerisches Risiko, Ihre Investition in die Zukunft und die Grundlage für ein gesundes Wachstum. Zusätzlich müssen Sie eine Rücklage für die Einkommensteuer bilden, die je nach Gewinn bei 25-42 % liegen kann. Diese sollten Sie ebenfalls anteilig in Ihren Stundensatz einkalkulieren.

Beispiel (Fortsetzung): 62,50 € (Mindest-Stundensatz) + 18,75 € (30 % Gewinn & Steuerpuffer) = 81,25 €

Nun kommt der wichtigste Faktor ins Spiel, der Sie von anderen abhebt: Ihr Marktwert. Ihre Berufserfahrung, Ihre Spezialisierung, Ihre nachweisbaren Erfolge und die aktuelle Nachfrage nach Ihren Fähigkeiten rechtfertigen einen höheren Stundensatz. Ein gefragter Experte mit zehn Jahren Erfahrung kann und muss mehr verlangen als ein Einsteiger. Schlagen Sie auf Basis Ihrer Qualifikation und Positionierung am Markt einen weiteren Betrag auf, um zu Ihrem finalen Ziel-Stundensatz zu gelangen.

Finaler Stundensatz: 81,25 € + Marktwert-Aufschlag = z.B. 95,00 €

 

Vom Wert überzeugt: So kommunizieren Sie Ihren Stundensatz selbstbewusst

Den perfekten Stundensatz zu berechnen ist die eine Sache. Ihn selbstbewusst zu vertreten, die andere. Der Schlüssel liegt darin, die Diskussion vom Preis weg und hin zum Wert zu lenken. Ein Kunde kauft nicht Ihre Zeit, er kauft eine Lösung für sein Problem und ein wertvolles Ergebnis. Konzentrieren Sie sich in der Kommunikation darauf, den Nutzen und die Transformation zu betonen, die Ihre Arbeit ermöglicht.

Statt nur eine einzelne Zahl zu nennen, präsentieren Sie Ihr Honorar im Kontext eines professionellen Angebots. Erklären Sie, welche Leistungen enthalten sind und welchen Return on Investment der Kunde erwarten kann. Für klar definierte Aufgaben kann es zudem sinnvoll sein, direkt ganze Dienstleistungspakete erstellen oder feste Projektpreise kalkulieren zu können. Dies gibt dem Kunden Planungssicherheit und entkoppelt Ihr Einkommen von der reinen Arbeitszeit.

 

Fazit: Ihr Stundensatz ist kein Zufall, sondern eine strategische Entscheidung

Die Festlegung Ihres Stundensatzes ist weit mehr als eine mathematische Übung – sie ist das finanzielle Fundament Ihrer gesamten Selbstständigkeit. Ein zu niedriges Honorar führt nicht nur zu finanziellem Stress, sondern signalisiert auch einen geringen Wert Ihrer Arbeit. Ein fundiert kalkulierter und selbstbewusst vertretener Stundensatz hingegen sichert Ihre Existenz, ermöglicht Wachstum und positioniert Sie als ernstzunehmenden Experten.

Vergessen Sie das Raten und die Unsicherheit. Nehmen Sie Ihr Einkommen selbst in die Hand: Kalkulieren Sie ehrlich. Kommunizieren Sie selbstbewusst. Und wertschätzen Sie Ihre eigene Leistung. Denn nur wer seinen eigenen Wert kennt, kann ihn auch von anderen einfordern.

 

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein durchschnittlicher Stundensatz für Freelancer in Deutschland?

Der durchschnittliche Stundensatz variiert stark nach Branche, Erfahrung und Spezialisierung. Laut dem Freelancer-Kompass 2023 lag der Durchschnitt über alle Branchen hinweg bei 96 € pro Stunde. Dieser Wert dient jedoch nur als grober Richtwert; Ihre persönliche Kalkulation ist immer entscheidend.

Sollte ich meinen Stundensatz auf meiner Webseite veröffentlichen?

Das hat Vor- und Nachteile. Transparenz kann unpassende Anfragen filtern, aber auch abschrecken, wenn der Kontext fehlt. Eine gute Alternative ist, Leistungsbeispiele mit Preisrahmen zu zeigen oder auf die Erstellung individueller Angebote zu verweisen.

Wie oft sollte ich meinen Stundensatz anpassen?

Es hat sich in der Praxis bewährt, den Stundensatz mindestens einmal jährlich zu überprüfen und an die gestiegenen Kosten und die eigene Weiterentwicklung anzupassen. Eine Preiserhöhung zu begründen ist ein normaler unternehmerischer Prozess, den Sie nicht scheuen sollten.

Ist es besser, einen Stundensatz oder einen Projektpreis anzubieten?

Das hängt vom Projekt ab. Stundensätze eignen sich für Projekte mit unklarem Umfang oder für laufende Beratungen. Projektpreise sind ideal für klar definierte Ergebnisse, da sie den Fokus auf den Wert legen. Fortgeschrittene Freelancer nutzen oft eine wertbasierte Preisgestaltung, die sich am größten Hebel für den Kunden orientiert.