Angebotssoftware im Test: Die besten Tools für überzeugende Angebote

Verlieren Sie auch wertvolle Stunden damit, Angebote in Word oder Excel zu erstellen? Sie formatieren, suchen nach den richtigen Textbausteinen und hoffen, dass am Ende alles professionell aussieht. Und dann? Stille. Sie haben keine Ahnung, ob der Kunde das Angebot überhaupt geöffnet, geschweige denn gelesen hat. Dieses Szenario kostet nicht nur Zeit, sondern auch Aufträge.

Moderne Angebotssoftware löst genau dieses Problem. Sie verwandelt die Angebotserstellung von einer lästigen Pflicht in einen schnellen, transparenten und erfolgreichen Vertriebsprozess. In diesem Vergleich zeigen wir Ihnen die besten Tools für Selbstständige und Agenturen und worauf Sie bei der Auswahl wirklich achten müssen.

Warum Word & Excel für Angebote nicht mehr ausreichen

Viele starten mit klassischen Office-Programmen, doch stoßen schnell an Grenzen. Ein statisches PDF, erstellt aus einer Word-Datei, wirkt oft unpersönlich und lässt keine Interaktion zu. Jede kleine Änderung ist mühsam und die manuelle Nachverfolgung per E-Mail oder Telefon ist ineffizient.

Der größte Nachteil ist jedoch der Mangel an Daten. Sie agieren im Blindflug. Hat der Kunde das Dokument geöffnet? Welche Abschnitte hat er sich besonders lange angesehen? Diese Informationen sind Gold wert für Ihr Follow-up. Moderne Angebotssoftware liefert Ihnen diese Daten und gibt Ihnen die Kontrolle über den Verkaufsprozess zurück.

Worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Angebotssoftware achten sollten

Der Markt ist groß, die Funktionen vielfältig. Um das passende Tool zu finden, sollten Sie Ihre Anforderungen genau kennen. Die folgenden Kriterien sind für Agenturen und Freelancer besonders relevant:

• Vorlagen und Editor: Suchen Sie nach einem Tool mit einem flexiblen Drag-and-Drop-Editor, mit dem Sie schnell professionelle und CI-konforme Vorlagen erstellen können.
• Interaktives Tracking: Die Möglichkeit zu sehen, wann und wie oft ein Angebot geöffnet wird, ist ein Game-Changer. Fortgeschrittene Tools zeigen sogar, welche Abschnitte die meiste Aufmerksamkeit erhalten.
• Elektronische Signatur (E-Signatur): Ein integriertes System für rechtsgültige E-Signaturen beschleunigt den Vertragsabschluss erheblich. Kein Drucken, Scannen und Mailen mehr.
• Integrationen: Prüfen Sie, ob sich die Software mit Ihren bestehenden Tools verbinden lässt. Wichtige Anknüpfungspunkte sind CRM-Systeme, Projektmanagement-Software und Buchhaltungsprogramme.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Achten Sie nicht nur auf den Monatspreis, sondern auch darauf, wie viele Nutzer und Angebote enthalten sind. Manchmal ist ein etwas teurerer Plan auf lange Sicht günstiger.

Die Top 5 Angebots-Tools im direkten Vergleich

Wir haben den Markt analysiert und stellen Ihnen fünf Lösungen vor, die sich für unterschiedliche Anforderungen eignen.

1. PandaDoc: Der Allrounder für Teams

PandaDoc ist eine der bekanntesten Lösungen und überzeugt durch einen riesigen Funktionsumfang. Vom einfachen Angebot bis zum komplexen Vertrag lässt sich hier alles abbilden. Besonders stark sind die Analysefunktionen und die zahlreichen Integrationen.

• Vorteile: Sehr großer Funktionsumfang, starkes Tracking, viele Integrationen.
• Nachteile: Kann für reine Freelancer anfangs überladen wirken, höhere Preisklasse.
• Ideal für: Agenturen und wachsende Teams, die einen zentralen Ort für alle vertragsrelevanten Dokumente suchen.

2. Proposify: Für designorientierte Agenturen

Wenn das visuelle Erscheinungsbild Ihrer Angebote oberste Priorität hat, ist Proposify eine exzellente Wahl. Der Editor ist extrem flexibel und auf die Erstellung visuell beeindruckender Dokumente ausgelegt. Die Software hilft, Markenkonsistenz über alle Angebote hinweg sicherzustellen.

• Vorteile: Herausragender Design-Editor, gute Team-Funktionen, Fokus auf Branding.
• Nachteile: Weniger flexibel bei den Integrationen als manch anderer Anbieter.
• Ideal für: Kreativagenturen, Marketing-Teams und alle, die mit Design überzeugen wollen.

3. GetAccept: Die Sales-Plattform

GetAccept geht über die reine Angebotserstellung hinaus und positioniert sich als umfassende „Digital Sales Room“-Plattform. Neben Angeboten können Sie hier auch Videos einbetten, Live-Chats starten und den gesamten Verkaufszyklus digital abbilden. Das Tool ist ein zentraler Baustein in einem modernen Sales Tech Stack.

• Vorteile: Umfassende Sales-Funktionen, Video-Integration, starker Fokus auf Deal-Abschluss.
• Nachteile: Eher für Vertriebsteams als für einzelne Freelancer konzipiert.
• Ideal für: Vertriebsorientierte B2B-Unternehmen und Agenturen mit klarem Sales-Prozess.

4. Clientjoy (ehem. QuoteRoller): Flexibel für Freelancer

Clientjoy ist eine Agentur-Management-Software, die ein starkes Angebotsmodul enthält. Der Vorteil: Sie bekommen nicht nur ein Tool für Angebote, sondern auch Funktionen für Kundenmanagement (CRM) und Rechnungsstellung. Das Preismodell ist oft attraktiver für Einzelunternehmer.

• Vorteile: Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, kombiniert Angebot mit CRM und Rechnung.
• Nachteile: Der Funktionsumfang in den Einzelbereichen ist nicht so tief wie bei Spezialisten.
• Ideal für: Freelancer und kleine Agenturen, die eine All-in-One-Lösung suchen.

5. sevDesk: Die deutsche All-in-One-Lösung

sevDesk ist primär eine Buchhaltungssoftware, bietet aber ein solides Modul zur Angebots- und Rechnungserstellung. Der große Vorteil ist die nahtlose Integration in die Buchhaltung und die Anpassung an den deutschen Markt (GoBD-konform). Wenn der Fokus auf einem sauberen Übergang von Angebot zu Rechnung liegt, ist sevDesk eine Überlegung wert.

• Vorteile: Perfekte Integration in die Buchhaltung, GoBD-konform, deutscher Support.
• Nachteile: Weniger Design-Flexibilität und kein erweitertes Tracking wie bei US-Tools.
• Ideal für: Selbstständige und KMUs in Deutschland, die eine integrierte Lösung für den gesamten Finanzprozess suchen.

Von der Zeiterfassung zum Angebot: Der integrierte Workflow

Ein gutes Angebot basiert oft auf einer genauen Kalkulation. Die wahre Stärke entfaltet eine Angebotssoftware, wenn sie sich in Ihren gesamten Prozess einfügt. Viele Agenturen nutzen Tools zur Zeiterfassung und Abrechnung, um den Aufwand für Projekte abzuschätzen.

Diese Daten können direkt in die Angebotskalkulation einfließen. Nach der Annahme des Angebots werden die Daten idealerweise an das Projektmanagement und anschließend an die Rechnungsprogramme für Freelancer übergeben. Ein solcher durchgängiger Prozess minimiert Fehler und spart enorm viel Verwaltungsaufwand.

Fazit: Das richtige Tool ist ein direkter Wachstumshebel

Die Investition in eine dedizierte Angebotssoftware zahlt sich schnell aus. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöhen durch Professionalität und Transparenz nachweislich Ihre Abschlussquote. Statt im Ungewissen zu bleiben, erhalten Sie wertvolle Einblicke in das Verhalten Ihrer potenziellen Kunden.

Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und wählen Sie das Tool, das am besten zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Zielen passt. Eine gute Angebotssoftware ist mehr als nur ein Werkzeug – sie ist Teil einer umfassenden Strategie und gehört zu den wichtigsten Finanztools für Selbstständige, um profitabel zu wachsen.

Häufig gestellte Fragen