Angebot verschickt, und jetzt? Wie Sie mit dem richtigen Nachfassen aus Funkstille Aufträge machen.

Sie kennen das: Sie haben Stunden in ein maßgeschneidertes Angebot investiert und es mit gutem Gefühl versendet. Und dann … Stille. Die Unsicherheit wächst: Nachfragen und aufdringlich wirken? Oder abwarten und den Auftrag riskieren? Diese Zwickmühle ist für Agenturen und Freelancer im B2B-Alltag ein ständiger Begleiter.

Doch hier liegt ein Denkfehler: Professionelles Nachfassen ist kein Drängeln. Es ist ein Service für Ihren Kunden und der kritischste Schritt Ihrer Angebotsverfolgung. Meiner Erfahrung nach ist das Nachfassen der Moment, in dem die meisten Aufträge gewonnen – oder verloren – werden. Es ist die Brücke zwischen einem versendeten Dokument und einem unterschriebenen Vertrag.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Angebote richtig nachfassen – strategisch, klug und ohne die Angst, als Bittsteller zu wirken. Sie erhalten praxiserprobte Vorlagen für das Nachfassen per E-Mail oder Telefon, um Ihre Abschlussquote spürbar zu erhöhen.

 

Perspektivwechsel: Warum Nachfassen ein Service und kein Störfaktor ist

Die größte Hürde beim Nachfassen ist mental. Es ist die Angst, aufdringlich zu wirken oder den potenziellen Kunden zu verärgern. Doch genau hier liegt der Schlüssel: Ändern Sie Ihre Perspektive. Ein strategisches Follow-up ist kein Störfaktor, sondern ein proaktiver Service und ein Zeichen von Professionalität.

Denken Sie daran: Sie haben bereits Zeit und Mühe in ein Angebot investiert. Das Nachfassen ist der logische nächste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde alle Informationen hat, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Sie signalisieren damit nicht Bedürftigkeit, sondern echtes Interesse und Zuverlässigkeit.

In der Praxis hat sich immer wieder gezeigt, dass Kunden ein proaktives Nachfassen sogar schätzen. Viele sind dankbar für die Erinnerung im stressigen Arbeitsalltag. Statt „Haben Sie sich schon entschieden?“ fragen Sie „Konnte ich Sie mit meinem Angebot überzeugen oder gibt es noch offene Fragen?“. Dieser simple Wechsel macht Sie vom Verkäufer zum Partner auf Augenhöhe.

 

Der richtige Zeitpunkt: Wann Sie nachfassen sollten, ohne zu nerven

Das Timing ist der vielleicht kritischste Faktor beim Nachfassen von Angeboten. Zu frühes Nachfassen wirkt bedürftig, zu spätes Nachfassen signalisiert Desinteresse. Der ideale Rhythmus hängt von der Komplexität des Angebots und Ihrer Beziehung zum potenziellen Kunden ab. Ein einfaches Website-Projekt benötigt eine andere Kadenz als ein sechsstelliger Agentur-Etat. Ziel ist es, professionell hartnäckig zu bleiben und dem Kunden im Gedächtnis zu bleiben – als verlässlicher Partner, nicht als Störfaktor.

 

Die 3-Tages-Regel: Die erste, sanfte Kontaktaufnahme

Die erste Kontaktaufnahme sollte etwa zwei bis drei Werktage nach dem Versenden des Angebots erfolgen. In dieser Phase geht es nicht darum, eine Entscheidung zu erzwingen. Der alleinige Zweck dieses Anrufs oder dieser kurzen E-Mail ist es, den Eingang zu bestätigen und sich als Ansprechpartner für Rückfragen zu positionieren. Eine simple Frage wie „Ist mein Angebot gut bei Ihnen angekommen und sind alle Punkte auf den ersten Blick verständlich?“ wirkt serviceorientiert und öffnet die Tür für einen weiteren Dialog.

Aus meiner Sicht ist dieser erste, kurze Kontakt entscheidend, um den Ball im Spiel zu halten. Er verhindert, dass Ihr Angebot im Posteingang untergeht und zeigt dem Kunden, dass Sie seinen potenziellen Auftrag ernst nehmen. Sie fragen nicht nach dem Status, Sie sichern die Qualität Ihrer Kommunikation.

 

Die 7-Tages-Marke: Das zweite, inhaltliche Follow-up

Wenn Sie nach einer Woche noch keine Rückmeldung erhalten haben, ist der Zeitpunkt für ein substanzielleres Follow-up gekommen. Nun können Sie davon ausgehen, dass der Entscheider das Angebot zumindest überflogen hat. Fragen Sie jetzt nicht einfach nur, ob es Neuigkeiten gibt. Bieten Sie stattdessen Mehrwert, der die Konversation neu belebt.

• Fragen Sie gezielt: „Hatten Sie schon Gelegenheit, sich besonders mit Punkt 3.2, der Skalierungsstrategie, zu befassen? Hierzu hätte ich noch eine ergänzende Idee.“
• Teilen Sie relevante Inhalte: Senden Sie einen Link zu einer passenden Fallstudie, einem Blogartikel oder Branchen-News, die das im Angebot skizzierte Problem untermauern.
• Bieten Sie ein kurzes Gespräch an: Schlagen Sie einen 15-minütigen Anruf vor, um die wichtigsten Punkte gemeinsam durchzugehen. Ein gut vorbereiteter Kundengespräch-Leitfaden hilft Ihnen, dieses Gespräch maximal effizient zu gestalten.

Dieser proaktive Schritt verwandelt das Nachfassen von einer reinen Nachfrage in eine wertvolle Beratung und stärkt Ihre Expertenposition.

 

Nach 14+ Tagen: Hartnäckigkeit mit System

Sollte auch nach zwei Wochen Funkstille herrschen, geben Sie nicht auf. Gerade im B2B-Umfeld sind längere Entscheidungszyklen normal. Wie eine Analyse von ibusiness.de zeigt, sind oft mehrere Personen in den Kaufprozess involviert, was Abstimmungen verzögert. Jetzt ist das Ziel, Klarheit zu schaffen. Es ist an der Zeit, herauszufinden, ob das Projekt noch Priorität hat oder ob sich Rahmenbedingungen geändert haben.

Ein guter Ansatz ist, den Druck zu reduzieren: „Hallo Herr/Frau Mustermann, ich wollte kurz nachhaken, ob das Thema XY für Sie noch aktuell ist oder ob sich die Prioritäten für dieses Quartal verschoben haben.“ Das gibt dem Kunden eine einfache Möglichkeit, ehrlich zu antworten. Um hier den Überblick nicht zu verlieren, ist eine systematische Angebotsverfolgung in einem CRM-System oder einer einfachen Liste unerlässlich. Nur so stellen Sie sicher, dass jeder Lead im Sales Funnel die nötige Aufmerksamkeit erhält.

 

Der richtige Kanal: E-Mail oder Anruf? Vor- und Nachteile im Überblick

Nach dem „Wann“ ist das „Wie“ die nächste entscheidende Frage. Die Wahl des richtigen Kanals – E-Mail oder Telefon – ist keine Geschmacksfrage, sondern eine strategische Entscheidung. Beide haben klare Vor- und Nachteile. Die beste Methode hängt von der bestehenden Kundenbeziehung, der Komplexität Ihres Angebots und der Unternehmenskultur Ihres Ansprechpartners ab. Wägen Sie bei jedem Follow-up bewusst ab, welcher Kanal Sie Ihrem Ziel am nächsten bringt.

 

Nachfassen per E-Mail: Die skalierbare und dokumentierte Methode

Die E-Mail ist der Standard für das Nachfassen von Angeboten – und das aus gutem Grund. Sie ist unaufdringlich und erlaubt es dem Empfänger, zu antworten, wann es ihm passt. Gleichzeitig haben Sie eine schriftliche Dokumentation des gesamten Verlaufs. Das macht die Angebotsverfolgung transparent und nachvollziehbar. Die größte Gefahr bei E-Mails ist jedoch, dass sie in der täglichen Flut untergehen oder als unwichtig eingestuft werden.

Ein Detail, das Anfänger oft übersehen, ist die Macht der Betreffzeile. Statt „Nachfrage zu unserem Angebot“ wählen Sie eine spezifische und nutzenorientierte Formulierung wie „Rückfrage zum Angebot für die SEO-Strategie“ oder „Haben sich schon Fragen zu unserem Konzept ergeben?“. So erhöhen Sie die Relevanz und die Öffnungsrate Ihrer Follow-up-E-Mails signifikant.

 

Nachfassen per Telefon: Der direkte Draht zum Entscheider

Ein Anruf ist die persönlichste und direkteste Form des Follow-ups. Sie erhalten sofortiges Feedback, können auf die Stimmung des Kunden reagieren und Rückfragen im Dialog klären. Gerade bei komplexen Angeboten oder wenn Sie spüren, dass es einen bestimmten Einwand gibt, ist das persönliche Gespräch unschlagbar. Aus meiner Sicht ist der Griff zum Hörer oft der schnellste Weg, um Unklarheiten zu beseitigen oder eine effektive Einwandbehandlung durchzuführen, bevor sich ein Missverständnis verfestigt.

Der Nachteil: Ein unangekündigter Anruf kann als Störung empfunden werden. Bereiten Sie sich daher gut vor und fassen Sie sich kurz. Ein guter Einstieg ist, kurz auf Ihre letzte E-Mail zu verweisen und zu fragen, ob gerade ein guter Moment für zwei kurze Fragen ist. Trotz der Digitalisierung bleibt das persönliche Gespräch ein entscheidender Faktor für den Aufbau von Vertrauen, wie eine Analyse von Gründerszene.de zur Kundenbindung unterstreicht. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Beziehung zum potenziellen Kunden zu stärken.

 

Die richtigen Worte finden: Vorlagen und Formulierungen für Ihr Follow-up

Die Wahl des Timings und des Kanals sind die strategische Basis. Doch der Erfolg entscheidet sich mit dem, was Sie sagen oder schreiben. Hartnäckigkeit zahlt sich aus: Wie die Vertriebszeitung berichtet, geben 44 % der Verkäufer bereits nach dem ersten Follow-up auf, obwohl die meisten Abschlüsse erst nach mehreren Kontakten zustande kommen. Die folgenden Vorlagen sind praxiserprobte Ausgangspunkte. Passen Sie sie immer an die jeweilige Situation und Ihre persönliche Tonalität an, um authentisch zu bleiben.

 

Vorlage 1: Die erste E-Mail nach Angebotsversand (Tag 2-3)

Das Ziel dieser E-Mail ist rein serviceorientiert. Sie wollen sicherstellen, dass technisch alles geklappt hat und positionieren sich als hilfsbereiter Ansprechpartner. Der psychologische Effekt: Sie holen eine winzige, nonverbale Bestätigung ein und verhindern, dass Ihr Angebot in der digitalen Ablage verschwindet.

• Betreff: Kurze Rückfrage zu unserem Angebot für [Projektname]
• Text: Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname], ich wollte nur kurz sicherstellen, dass mein Angebot für das Projekt „[Projektname]“ gut bei Ihnen angekommen ist. Lassen Sie mich bitte wissen, falls auf den ersten Blick Fragen auftauchen oder ein Dokument fehlen sollte. Ich stehe Ihnen jederzeit zur Verfügung. Beste Grüße, [Ihr Name]

 

Vorlage 2: Die zweite E-Mail mit Mehrwert (Tag 7-10)

Wenn Sie nach einer Woche nichts gehört haben, wechseln Sie die Taktik. Statt nur nach dem Status zu fragen, beleben Sie die Konversation mit neuem Wert. Das hebt Sie von Wettbewerbern ab und stärkt Ihre Expertenposition. Ich empfehle an dieser Stelle meistens, nicht nur nachzufragen, sondern das Gespräch aktiv zu lenken, indem Sie einen relevanten Aspekt des Angebots erneut aufgreifen.

• Betreff: Eine ergänzende Idee zum Angebot für [Projektname]
• Text: Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname], ich hoffe, Sie hatten bereits Zeit, einen Blick in mein Angebot zu werfen. Beim Durchdenken der Strategie kam mir noch ein Gedanke zu Punkt 3.2 (Skalierbarkeit): [Hier einen konkreten, wertvollen Zusatz einfügen, z.B. „Haben Sie schon über die Integration von XY nachgedacht? Das könnte die Effizienz im zweiten Jahr um X % steigern.“ oder einen Link zu einer passenden Fallstudie senden]. Vielleicht ist das ein interessanter Punkt für die weitere Diskussion. Geben Sie mir gerne ein Zeichen, wann Sie die nächsten Schritte besprechen möchten.

 

Vorlage 3: Der Anruf – So steigen Sie elegant ins Gespräch ein

Ein Anruf ist ideal, um verbindlicher zu werden und mögliche Einwände direkt zu erkennen. Der Schlüssel ist ein respektvoller und gut vorbereiteter Einstieg, der dem Kunden sofort die Kontrolle gibt.

• Bezug herstellen: „Guten Tag Herr/Frau [Nachname], hier spricht [Ihr Name] von [Ihre Agentur]. Ich melde mich kurz wegen des Angebots für [Projektname], das ich Ihnen letzte Woche geschickt habe.“
• Erlaubnis einholen: „Störe ich gerade oder passt es für zwei kurze Fragen?“ (Warten Sie die ehrliche Antwort ab. Wenn es nicht passt, schlagen Sie sofort einen neuen Termin vor).
• Offene, lösungsfokussierte Frage stellen: „Meine eigentliche Frage ist: Konnte das Angebot Ihre Erwartungen bisher erfüllen oder gibt es Punkte, die wir gemeinsam durchsprechen sollten, um es perfekt passend zu machen?“

Diese Struktur ist nicht aufdringlich und lenkt das Gespräch sofort auf eine konstruktive Ebene. Sie signalisieren Partnerschaft statt Verkaufsdruck und schaffen die ideale Grundlage für den Einsatz passender Closing-Techniken, sobald der Kunde positives Interesse zeigt.

 

Vorlage 4: Die letzte E-Mail – Klarheit schaffen (Nach 14+ Tagen)

Funkstille nach zwei Wochen bedeutet nicht zwingend Desinteresse, oft haben sich schlicht Prioritäten verschoben. Ziel dieser letzten Nachricht ist es, eine klare Antwort zu erhalten, um Ihre eigene Planungssicherheit zu erhöhen. Aus meiner Sicht ist es hier entscheidend, dem Kunden einen eleganten Ausweg zu bieten, ohne dass er das Gesicht verliert. Das erhöht die Chance auf eine ehrliche Antwort.

• Betreff: Ist [Projektname] für Sie noch aktuell?
• Text: Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname], da ich länger nichts mehr von Ihnen bezüglich des Projekts [Projektname] gehört habe, wollte ich kurz nachhaken, ob das Thema für Sie noch aktuell ist. Falls sich die Prioritäten für dieses Quartal verschoben haben, ist das völlig in Ordnung – eine kurze Info würde mir für meine Ressourcenplanung sehr helfen. In jedem Fall vielen Dank für Ihre Zeit und die bisherige Möglichkeit zum Austausch. Beste Grüße, [Ihr Name]